Tipps & Tricks

Sie können in der Software nach Leistungs- oder Abflussprinzip abrechnen.

Hintergrund ...

Für die leistungsmäßige Aufteilung von Zahlungen gibt es im Bereich "Doppelte Buchführung" den Aufteilungsassistenten als Rechenhilfe.

Aufteilungsassistent ...

Wenn beim Druck der Abrechnung keine PDF erstellt wird, hängt dies zumeist an einer der folgenden Ursachen:

• Im Kopfbereich des Briefpapiers befindet sich eine HTML-Formatierung, die nicht nach PDF übersetzt werden kann. Folge: Es können keine Abrechnungen und auch keine Briefe gedruckt werden
• In der Anmerkung zur Abrechnung befindet sich eine HTML-Formatierung, die nicht nach PDF übersetzt werden kann. Folgen: Abrechnungsausdrucke dieser Abrechnung sind möglich, andere Abrechnungen lassen sich aber ausgeben. 
• In der Anmerkung zu einem oder mehreren Abrechnungskonten befindet sich eine HTML-Formatierung, die nicht nach PDF übersetzt werden kann. Oft können dann einzelne Abrechnungen gedruckt werden, andere aber nicht.
• Sie haben möglicherweise in der Anschrift eines Abrechnungsempfängers ungültige Zeichen. So ist ein Apostroph ' in Javascript ein reserviertes Zeichen. Solche reservierten Zeichen müssen "escaped" werden. Schreiben Sie also \' in die Adresse für das Apostroph.
• Sie haben einzelne Worte oder ganze Textabschnitte gleichzeitig fett UND kursiv formatiert - dies kann von der PDF Engine nicht umgesetzt werden, weil es eine doppelte Hervorhebung darstellt.
• Ebenfalls nicht möglich sind Hervorhebungen wie fett und kursiv über Zeilenumbrüche und Absatzenden hinweg. Wenn Sie mehrere Zeilen/Absätze fetten möchten, machen Sie dies bitte zeilen-/absatzweise.

Um die Probleme zu beheben, muss die ungültige HTML Formatierung beseitigt werden. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Markieren Sie den problematischen Texteintrag (Kopfbereich, Anmerkungen etc.) komplett und kicken Sie auf das Symbol zur Entfernung aller Formatierungen.  Speichern Sie danach und versuchen es erneut mit der PDF-Ausgabe.
• Entfernen Sie den problematischen Texteintrag komplett, speichern Sie und versuchen es erneut mit der PDF-Ausgabe. Wenn es dann wieder klappt, fügen Sie den Text erneut möglichst ohne Formatierungen ein.

Um in Zukunft vergleichbare Probleme zu vermeiden, sollten Sie darauf verzichten, formatierten Text aus Drittprogrammen wie Word zu kopieren. Und wenn Sie solche Texte doch einfügen möchten/müssen, diese dann über [Strg]+[Umschalt]+[v] - unter MacOS [Umschalt]+[Option]+[Befehl]+V] - ohne Formatierung einfügen.

Wenn trotz allem kein PDF Druck möglich sein sollte, wenden Sie sich bitte an den Support - wir helfen Ihnen gern weiter.

Hintergrund: Zu den Problemen kommt es zumeist wegen der Unterschiede in den Formaten von HTML und PDF. Während HTML auf den Bildschirm und flexible Seitengestaltung ausgelegt ist, steht bei PDF der Druck und eine fixierte, immer gleiche Wiedergabe im Vordergrund. HTML kann zudem interaktive Elemente enthalten, PDF soll nur gelesen werden. Daraus ergeben sich Codierungen, die nicht von einem Format ins andere übertragen werden können. Und genau hier entstehen dann häufig die Probleme bei der Wiedergabe.

Ein weiteres gängiges Problemfeld sind Schriften. Auf Ihrem Rechner sind Schriften installiert, die von den Desktop-Programmen dann auch genutzt werden. Auf unserem Cloud-Server aber sind diese Schriften schon aus lizenzrechtlichen Gründen nicht vorhanden, weshalb jede Verwendung von Desktop-Schriften zu Problemen führen kann.

Wenn Sie die Heizkosten(HK)-Abrechnung von Dienstleistern wie ista, Kalorimeta, brunata etc. erledigen lassen, dann werden Sie das Rechenergebnis - den Saldo - aus der HK-Abrechnung als Forderung oder Guthaben in die Betriebskosten(BK)-Abrechnung übernehmen wollen.

Hierzu bieten sich die "Direkten Kosten" an. Hier tragen Sie den jeweiligen Saldo einer HK-Abrechnung Mieter/Eigentümer für Mieter/Eigentümer ein und ordnen diesen dem jeweiligen Abrechnungskonto zu.

Guthaben aus der HK-Abrechnung tragen Sie bei den "Direkten Kosten" mit einem negativen Vorzeichen ein.

Denken Sie daran, die HK-Vorauszahlungen nicht zu vergessen oder in BK- und HK-Abrechnung doppelt anzusetzen.

Sie haben den Eindruck, die Nebenkostenabrechnung ist falsch gerechnet? Was könnten die Ursachen sein? Tipp: Nutzen Sie den Datencheck in den Abrechnungskonten, um Eingabefehler aufzuspüren.

• Anteile werden mit 0 angegeben. Vermutlich haben Sie vergessen, bei der "Abrechnung" die Gesamtwerte, also etwa die Gesamt-Quadratmeter, den Gesamtwasserverbrauch etc. anzugeben. Oder es fehlt bei "Abrechnungskonten" an den Teil-Quadratmetern etc.
• Es werden Vorauszahlungen nicht oder doppelt angerechnet. Sie haben Vorauszahlungsbuchungen fälschlich zweimal auf ein Abrechnungskonto gebucht, statt diese auf zwei Abrechnungskonten zu verteilen. Korrigieren Sie das in Vorauszahlungen.
• Es wird nur eine Monats-Vorauszahlung angerechnet. Sie müssen in den Vorauszahlungen im Modul Abrechnung aber die Jahres-Vorauszahlung angeben, damit der Saldo (Guthaben oder Nachzahlung) richtig berechnet werden kann. Die monatlich geleisteten Vorauszahlungen finden in der Buchführung statt.
• Die Personenanteile stimmen nicht. Vermutlich haben Sie nicht darauf geachtet, bei der Personenangabe in "Abrechnungen" und "Abrechnungskonten" die PersonenSCHNITTE anzugeben. Wenn jemand ein halbes Jahr in einer Wohnung gewohnt hat, zählt er im Schnitt mit 0,5 Personen. Unter dem Feld "Personen" gibt es eine Rechenhilfe, die Ihnen bei komplizierteren Situationen hilft, den korrekten Schnitt anzugeben. Auch bei der Abrechnung ist der resultierende Gesamt-Personenschnitt einzugeben und nicht etwa die Anzahl Bewohner heute.

Wenn Sie trotz aller Überprüfungen den Fehler nicht finden, wenden Sie sich bitte an den Support.

Wenn Sie umlagefähige Kosten unterjährig und zeitnah im Kontobuch gebucht haben, dann werden Sie die Summe dieser Kosten als Umlagen in die Abrechnung übernehmen wollen.

1. Gehen Sie in das Modul "Abrechnungen" und rufen Sie die Liste der Abrechnungen auf.
2. Klicken Sie mit der Lupe die betreffende Abrechnung zur Ansicht an.
3. Klicken Sie auf den Schalter "Kontobuch->Umlagen". Die Kosten werden als Umlagebuchungen kumuliert in die Abrechnung übernommen. Als Vorgabebezeichnung der Umlage wird die Kostenkategorie verwendet. Alle auf diesem Wege angelegten Umlagebuchungen sind im Modul "Abrechnungen/Umlagen" änderbar.

In größeren und/oder komplexen Objekten ist eine Vorabteilung der Kosten ratsam.

Bei der Vorabteilung wird etwa ein Grundsteuerbescheid für drei Häuser auf dem gleichen Flurstück vor und außerhalb der eigentlichen Abrechnung nach Quadratmetern der Teilgrundstücke geteilt und nur der Teilbetrag in den jeweiligen Haus-Abrechnungen ausgewiesen.

Daraus ergeben sich einige Vorteile:

• Auch sehr komplexe Objekte sind übersichtlich für den Mieter abzurechnen
• Die Mieter werden nicht mit Kostenaufstellungen von Gebäudeteilen konfrontiert, die sie eigentlich gar nicht betreffen
• Es braucht nicht x Umlagefaktoren, um die Abrechnungen erstellen zu können.
• Abrechnungsempfängern müssen entsprechend auch nicht x Umlagefaktoren vorgestellt, erläutert und begründet werden.

Die Vorabteilung ist auch rechtssicher. Und der BGH hat die Vorabteilung insofern einfach gemacht, als ein genauer Ausweis des Rechenwegs zur Vorabteilung der Kosten in der Abrechnung nicht stattfinden muß. Hierzu mehr Urteil ....

Für die Vorabteilungen haben wir in der Doppelten Buchführung einen Rechenhilfe integriert: Vorwegabzüge ...

Wenn Sie Mieten und Hausgeldzahlungen unterjährig und zeitnah im Kontobuch gebucht haben, dann werden Sie die Summe der damit bezahlten Vorauszahlungen in die Abrechnung übernehmen wollen.

1. Gehen Sie in das Modul "Abrechnungen" und rufen Sie die Liste der Abrechnungen auf.
2. Klicken Sie mit der Lupe die betreffende Abrechnung zur Ansicht an.
3. Klicken Sie auf den Schalter "Kontobuch->VZ". Die Vorauszahlungen aller Abrechnungskonten werden als Vorauszahlungsbuchungen kumuliert in die Abrechnung übernommen.

Zusätzlich zu den Umlagefaktoren Quadratmeter, Einheiten und Miteigentumsanteile kennt die Software noch die (Sonder-)Umlagefaktoren

• Quadratmeter 2
• Quadratmeter 3
• Einheiten 2
• Einheiten 3
• MEA 2
• MEA 3

Alle diese Sonderumlagen dienen dem Zweck, auch mit Sonderfällen umlagetechnisch umgehen zu können, sind also immer dann von Relevanz, wenn nicht alle Parteien anteilig an bestimmten Kosten partizipieren sollen.

Wenn Sie z.B. in einem Objekt im Vorderhaus einen Fahrstuhl haben, im Hofanbau aber nicht, dann können Sie die Kosten für den Fahrstuhl weder nach Quadratmeter, noch nach Einheiten umlegen, wenn die Hof-Einheiten an den Kosten nicht beteiligt werden sollen.

In so einem Fall definieren Sie bei "Abrechnungen" etwa den Gesamtwert von Einheiten 2 als Anzahl Einheiten abzüglich der Hof-Einheiten und bei den "Abrechnungskonten" setzen Sie den Wert für Einheiten 2 bei allen Vorderhaus-Einheiten auf 1, bei den Hof-Einheiten auf 0. Wird dann der Fahrstuhl nach Einheiten 2 umgelegt, sind die Vorderhaus-Einheiten dabei, die Hof-Einheiten werden nicht beteiligt.

Ähnlich können Sie mit der Umlage von Gewerbe-Müll, Gartenpflege oder z.B. Stellplatz-Winterreinigung umgehen, wenn nicht alle Einheiten gleich zu behandeln sind.

Sollte es eine Einheit oder einige wenige Einheiten geben, die als einzige bestimmte Kosten zu tragen haben, ist die Verwendung von Direkten Kosten der Definition von Sonderumlagen vorzuziehen.

Sie können Anschriften aus Adressen in Ihr System-Adressbuch (Outlook, Mac Adressen) übernehmen und auf diesem Wege mit Ihrem Smartphone synchronisieren.

1. Gehen Sie in Adressen in die Liste der Adressen.
2. Klicken Sie eine Adresse zur Ansicht mit der Lupe an.
3. Klicken Sie oben rechts im Popup-Menü Aktionen auf den vCard-Export.
4. Sie erhalten eine vcf-Datei im Download-Ordner Ihres Rechners.
5. Doppelklicken Sie die vcf-Datei.

Die Adressierung von Wohngemeinschaften, Erbengemeinschaften, Lebensgemeinschaften etc. stellt bisweilen ein Problem dar, das aber lösbar ist.

Vorab gilt es zu beachten, dass für die Korrespondenz und den Versand der Abrechnungen auch eine Gemeinschaft mit mehreren Mitgliedern nur eine Adresse in der Adressverwaltung darstellt. Sie versenden ja auch nur ein Schriftstück an eine Anschrift.

Verwenden Sie das Feld "Firma/Anschrift1", um die Gemeinschaft z.B. als

"Erbengemeinschaft Müller"

"Herren Müller und Meier"

"Frau Müller und Herr Meier"

"Familie Müller/Meier"

oder sonst nach Wunsch zu titulieren.

Im Feld "Anrede" in der Registerkarte "Persönliches" können Sie zudem eine Anrede frei wählen und texten, etwa

"Sehr geehrte Damen und Herren",

"Werte Erbengemeinschaft,"

"Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Meier,"

"Hallo,"

Sollte bei Auseinanderbrechen der Gemeinschaft der Bedarf entstehen, mehrere postalische Adressen zu speichern, können Sie beliebig viele Adressdatensätze erstellen. Über einen gemeinsamen Zusatz im Kurznamen können Sie dabei den Zusammenhang zwischen den Mitgliedern der ehemaligen Gemeinschaft bewahren.

Zusätzlich zu der einen zentralen "Gemeinschafts"-Adresse steht es Ihnen frei, weitere Postadressen der Gemeinschaftsmitglieder zu erfassen. Ein entsprechender Zusatz im Kurznamen-Feld hilft dabei, die Mitglieder der Gemeinschaft schnell abzurufen.

Beispiel für Kurznamen:

"Erben Müller, Schulte"

"Erben Müller, Meier"

"Erben Müller, Sammeladresse"

Namen, Firmenbezeichnungen und Anschriften mit Apostroph stellen insofern ein Problem dar, als das Apostroph in Javascript ein geschütztes Zeichen darstellt. Bei der Generierung von PDFs führt das dann zu nicht erstellbaren Ausdrucken.

Um das Problem zu umgehen, müssen Apostrophs "escaped" werden, Sie schreiben also einen Rückstrich vor das geschützte Zeichen:

\'

und es gibt kein Problem.

Wenn Sie zu Anschriften und Anreden zusätzliche Leerzeilen etwa davor oder danach z.B. in Abrechnungen plazieren möchten, schreiben Sie

\n

an die Stelle des gewünschten Zeilenumbruchs.

In den meisten Modulen finden Sie Farbetiketten. Unter "Einstellungen/Farben" können Sie für diese Etiketten Farben vordefinieren und einen Verwendungszweck bestimmen.

Die Farbetiketten sind das digitale Pendant zu farbigen Aktenordner-Rücken. Sie könnten also z.B. alle Mieter mit einem blauen, alle Eigentümer mit einem grünen Etikett versehen.

Neben der optischen Orientierungshilfe können Sie nach den Farbetiketten auch die Datensätze filtern, etwa nur alle Mieter in der Adressliste anzeigen.

Die Verwendungszwecke und Farben können Sie frei wählen.

Wenn Sie eine TEAM oder SERVER Lizenz erworben haben, können Sie Kollegen zur Registrierung in der Datenbank auffordern. Dazu finden Sie in Ihrem Benutzer-Menü rechts oben unter "Benutzerprofil" einen Schalter "TEAM-Mitglieder einladen". Die Kollegen erhalten dann eine Email mit einem Registrierungs-Link.

Wenn Sie die Abrechnungen erstellt haben, werden Sie das Guthaben oder die Nachforderung als fiktive Zahlbuchung oder Sollstellung in der Buchhaltung haben wollen.

Für das Kontobuch ist dies automatisiert:

1. Gehen Sie in das Modul "Abrechnungen/Abrechnungskonten".
2. Rufen Sie das betreffende Abrechnungskonto mit der Lupe zur Ansicht auf.
3. Klicken Sie auf den Schalter Saldo->Kontobuch.

Die Buchung kann dann manuell nachbearbeitet werden.

Verrechnung von Zahlungen des Mieters

Der BGH erklärt, wie Zahlungen des Mieters bei bestehenden Rückständen zu verrechnen sind. Dabei stellte er klar, dass die Verrechnung nicht nach Gutdünken vorzunehmen ist, sondern nach den Regeln des § 366 BGB.

Bestimmung des Mieters

Der Mieter kann selbst entscheiden, wofür er zahlt, indem er einen Verwendungszweck angibt oder die Zahlung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in einer bestimmten Höhe leistet. Diese Zuordnung ist vom Vermieter zu berücksichtigen.

Gesetzliche Tilgungsreihenfolge

Wenn der Mieter keine Bestimmung trifft, wird die Zahlung zunächst auf die Betriebskostenvorauszahlung und erst dann auf die Kaltmiete angerechnet, weil die Betriebskostenvorauszahlung eine Forderung mit geringerer Sicherheit ist. Dies gilt auch, wenn die Zahlung nicht ausreicht, um die gesamte Bruttomiete zu tilgen.

Mietkonto und Abrechnung

Der Vermieter muss ein übersichtliches Mietkonto führen, in dem alle Forderungen und Zahlungen enthalten sind. Er muss auch fristgerecht über die Betriebskosten abrechnen, sonst verliert er seinen Anspruch auf Vorauszahlungen oder Nachforderungen. Der Mieter kann bei beendetem Mietverhältnis die Vorauszahlungen zurückverlangen oder ein Zurückbehaltungsrecht ausüben.

Die Salden von Abrechnungskonten können Sie von einem Abrechnungsjahr in das nächste Jahr übernehmen. Im Kontobuch ist das automatisiert.

Gehen Sie im Modul "Einfache Buchführung" in die "Mieterkontensaldenliste". Hier finden Sie bei jedem Konto und Saldenbetrag einen Schalter "Saldenübertrag".

In der doppelten Buchführung können Sie die Salden in der Saldenliste exportieren und als neue Saldenvortragsbuchungen in eine neue Jahres-Buchführung importieren.