Hausverwaltung im TEAM
Arbeiten Sie digital mit anderen zusammen
INtex Hausverwaltung kommuniziert im Team, mit Mietern und Handwerkern
TEAM Lizenz - Mehrbenutzer plus Preisvorteil
Sie sind kein Einzelkämpfer? Mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern läßt sich im TEAM viel besser zusammenarbeiten. Jeder bekommt seinen eigenen Datenbank-Zugang und kann sehen, was die anderen im Team erarbeitet haben. Dabei ist ausgeschlossen, dass die Team-Mitglieder sich gegenseitig behindern - wenn ein Datensatz schon in Bearbeitung ist, wird eine gleichzeitige Bearbeitung durch jemand anders automatisch verhindert (Record Locking). Bei der Aufgabenverwaltung können digital die Zuständigkeiten im Kollegenkreis geklärt werden. Der Buchhalter konzentriert sich auf die Buchführung, das Sekretariat erfasst und bearbeitet Adress-, Gebäude- und Vertragsdaten, die Geschäftsführung hält die Fäden digital in der Hand.
Die TEAM Lizenz bietet Ihnen im Standard drei Zugänge für 899.- Euro incl. Mwst. und ist damit über 25% günstiger als der Einzelpreis - lohnt sich also auch schon ab zwei Mitarbeitern. Der Leistungsumfang entspricht für jeden Mitarbeiter der PREMIUM Lizenz.
PREMIUM Hosting: Ein technisches PLUS
Speziell für unsere Cloud Kunden und Nutzer eines TEAM Paketes bieten wir als Ergänzung ein PREMIUM Hosting an. Hierbei werden Ihre Daten in einer dedizierten Datenbank gespeichert. Dies hat mehrere Vorteile:
- Höhere Zugriffsgeschwindigkeit auch bei größeren Datenbeständen durch Verwendung einer dedizierten Datenbank.
- Benutzerrechte-Verwaltung für das eigene Team in eigener Regie (Benutzerverwaltung ...)
- Lokales Backup der eigenen Daten mit einem Befehl als SQL Dump
- Option zur Nutzung von ODBC mit Word, Excel und anderen Programmen (ODBC Tutorial ...)
- Zugriff auf weitere Views in der Datenbank zur vereinfachten Auswertung, z.B. für administrative Zwecke und Auswertungen (Buchungsexport, Serienbrief-Daten, Objekt-/Einheiten-/Vermietungsdaten)
- Option zur Nutzung von Cloud-Automatisierungsdiensten wie Zapier, Integromat u.a. (Automatisierung ...)
- REST API Schnittstelle zur Anwendungsautomatisierung
- Import in alle Tabellen möglich
- Verdoppelter Speicherplatz zum Hochladen von Dokumenten
Voll integriertes Benachrichtigungssystem
INtex Hausverwaltung verfügt über ein mail-basiertes Benachrichtigungssystem. Dieses ist in die Module Adressen, Objekte, Einheiten, Dokumente, Verträge, Korrespondenz sowie Aufgaben, Notizen und Termine implementiert.
Damit lassen sich Benachrichtigungen per Email verschicken, wenn Datensätze erfasst oder geändert wurden. Sie können dabei den Adressaten frei wählen, auf den Datensatz verlinken und begleitende Anmerkungen mailen. Adressaten sind verknüpfte Adressen, Eigentümer, Nutzer, Mitarbeiter, Hausmeister und Nutzer des Online-Portals sowie frei erfassbare Email-Adressen. Anlässe für Benachrichtigungen können z.B. neue Mieter, bauliche Änderungen an Objekten und Einheiten, neue Unterlagen und Verträge, neue oder abgeschlossene Aufgaben etc. sein.
Man kann sich auch selbst eine Benachrichtigung mailen und diese dann in Outlook auf Wiedervorlage legen (Quicksteps für Termine, Kennzeichnung etc.). Natürlich kann das auch der Empfänger Ihrer Benachrichtigung machen.
Verwalter können die Benachrichtigungen auch dazu nutzen, die Nutzer des Online Portals etwa über neu eingestellte Mitteilungen und Dokumente zu informieren. Umgekehrt erhält die Hausverwaltung eine System-Mail, wenn ein Mieter oder Eigentümer eine Eingabe im Online Portal macht, die unter Korrespondenz als Formular hinterlegt wird. Wurde eine Aufgabe in der Hausmeister APP bearbeitet, gibt es ebenfalls eine Benachrichtigung per Email auf die Änderung im Aufgaben-Modul.
Der Administrator (SERVER oder PREMIUM Hosting) hat zudem die Möglichkeit, alle oder ausgewählte Nutzer im TEAM jederzeit per Email zu erreichen.
Zuständigkeiten
Im TEAM können Sie Zuständigkeiten verteilen. Erfassen Sie Ihre Kollegen in der Adressverwaltung mit der Klassifikation "Mitarbeiter" und ordnen Sie diesen dann etwa Aufgaben zu. In der Korrespondenz kann jeder Mitarbeiter Briefe und Mails mit seinem Namen und seinen Kontaktdaten wie Durchwahl und Email-Adressen versehen.
Kommentare
Neben den Bemerkungen gibt es in den Modulen Adressen, Objekte und Einheiten sowie bei Abrechnungen, Verträgen und Aufgaben auch Kommentare. Kommentare werden mit dem Namen des TEAM-Mitglieds und einem Zeitstempel versehen. So entsteht automatisch eine Historie und es kann jederzeit festgestellt werden, wer wann welche Feststellungen getroffen hat.
Einstellungen
Jedes TEAM Mitglied hat seine persönlichen Vorlieben und die TEAM Lizenz bildet dies mit individuellen Einstellungen ab. So kann jeder Mitarbeiter seine persönliche Akzentfarbe wählen, Spalten in Listenansichten ein- und ausblenden, eigene Briefpapiereinstellungen verwenden uvm. Über die Benutzerrechte im PREMIUM Hosting können auch Zugriffsrechte auf Module pro Anwender unterschiedlich gestaltet werden.
Zentrales Mail-Archiv
Jeder Mitarbeiter kann von seinem Arbeitsplatz aus jede Mail an ein zentrales Mail-Archiv in der INtex Hausverwaltung senden. So geht im Team keine wichtige Information - von der Kündigung über Vertragsabschlüsse bis zur Fristsetzung - und auch keine Aufgabe verloren.