Versionshistorie INtex Hausverwaltung PLUS

Revision 2410

Verbesserungen bei Abrechnungen – Berechnung der Anpassungen

Auch in den Serienbriefen zur Abrechnung kann jetzt wie in der Korrespondenz mit einfachen Formeln gerechnet werden. So kann etwa den Eigentümern einer WEG nach Beschluss des Wirtschaftsplans per Serienbrief die künftige Hausgeldzahlung rechnerisch in einem Brief übermittelt werden.

Im Modul Listen&Tabellen gibt es eine neue Vorgabe-Liste „Anpassungen“. Hier können Mieter/Eigentümer mit ihren Nachzahlungen eingetragen werden. Über eine Vorgabe-Abfrage beim Abfrage-Editor können daraus Vorschläge zur Anpassung der Vorauszahlungen monatsgenau für die Gesamt-Vorauszahlung, für HK- und NK-Vorauszahlungen genau, auf zwei Nachkommastellen gerundet und auf glatte Euro gerundet errechnet werden.

Bei der Berechnung von Anpassungs-Vorschlägen in der Registerkarte Anpassungen der Abrechnungskonten werden jetzt Vorschläge monats- und tagesgenau berechnet. Außerdem wird die Nutzungsdauer berücksichtigt, so dass die Nachzahlung von etwa 120 Euro bei 12 Monaten Nutzung zu einer Anpassung von 10.- Euro pro Monat führt, bei 6 Monaten Nutzung aber zu 20.- Euro pro Monat. Auf Basis dieser Werte wird auch eine neue Gesamtleistung (Warmmiete) errechnet.

Weitere Verbesserungen bei Abrechnungen

Die Hausgeldabrechnung kann in der PREMIUM Lizenz optional (Einstellungen/Abrechnungen/Zwischentitel Hausgeldabrechnung) weiter mit frei wählbaren Zwischenüberschriften strukturiert werden:

I. KOSTEN

Umlagen

Umlagen (Mieter) / Umlagefähige Kosten

Umlagen (Eigentümer) / Nicht umlagefähige Kosten

Direkte Kosten

II. ERTRÄGE

Einnahmen

Rückerstattungen

Vorauszahlungen Ist/Soll

III. RÜCKLAGEN

Rücklagen Ist/Soll

IV. ANLAGEN

Bankkonten

Entwicklung der Instandhaltungsrücklage

 

Wird der Zwischentitel Kosten aktiviert, wird zusätzlich unterhalb aller Kosten eine Zwischensumme der anteiligen Gesamtkosten ausgewiesen. Wird der Zwischentitel Anlagen aktiviert, erfolgt davor ein Seitenumbruch. 

Girocodes werden auf Wunsch (PREMIUM) auch in Hausgeldabrechnungen gedruckt.

Mit der Fußnote bei Abrechnungskonten kann eine Anmerkung pro Abrechnungsempfänger individuell unterhalb der Einzelabrechnung gedruckt werden – dies gilt für Mieterabrechnungen, Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftspläne. In Hausgeldabrechnungen können die Darstellung der Instandhaltungsrücklage und der Bankkonten mit Anmerkungen textlich ergänzt werden. Bei der Übersicht der Bankkonten bietet sich auch an, die Vermögensübersicht für Sachgegenstände als Text anzuhängen (Sachvermögen).

Die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage kann als Planung auch im Wirtschaftsplan ausgewiesen werden.

Die Zahlen für Zimmer und Stellplätze werden aus Objekten und Einheiten in Abrechnungen und Abrechnungskonten als Vorgabe für die Umlagefaktoren Anzahl1 und Anzahl2 übernommen. So muss die Anzahl Rauchmelder nicht jedes Jahr neu herausgesucht und eingegeben werden.

Sonstiges

• In den Detailtabellen der Module Notizen, Aufgaben und Termine (Organizer) und Dokumente, Verträge, Korrespondenz und Listen (Unterlagen) werden die Foreign-Key Felder nicht mehr angezeigt, wo dies inhaltlich nicht notwendig ist. Wird z.B. eine Notiz zu Adresse „Mustermann“ bei der Adresse „Mustermann“ angezeigt, wird die Spalte Adresse bei der Notiz ausgeblendet, da sie redundante Daten enthält. So gewinnen wir mehr Platz für relevante Inhalte und machen die Oberfläche etwas übersichtlicher. Dies gilt auch für den Objektnamen in der Einheitentabelle beim Objekt selbst, den Namen der Abrechnung in der Abrechnungskontentabelle innerhalb der Abrechnung, die Bezeichnungen von Abrechnungen und Abrechnungskonten bei Umlagen, Vorauszahlungen, Direkten Kosten und Rücklagen, wenn sie bei Abrechnungen und -Konten angezeigt werden.
• In der Liste Schnellbuchungen der Doppelten Buchführung greift jetzt auch die Archiv-Funktion, d.h. Buchungen älter als drei Jahre werden erst nach Klick auf den Schalter „Archiv“ angezeigt. Das beschleunigt die normale Ansicht. Das gleiche gilt im Korrespondenz-Modul. Nur Korrespondenzen, die als Art=“Muster“ markiert sind, werden auch dann angezeigt, wenn sie älter als drei Jahre sind.
• Bei Schnellaufgaben wird der Bearbeitungsstatus automatisch auf „Neu“ gesetzt.
• Kurzbefehl, um im Modul „Listen&Tabellen“ eine Liste von Eingangsrechnungen zu erstellen.

In Tabellenansichten sind die Felder Etikett und Kategorie zu einer Spalte zusammengefasst. Das macht inhaltlich Sinn und schafft etwas mehr Platz für die Inhalte der Tabelle.

 

Revision 2409

Neues Modul Listen&Tabellen

PREMIUM: In der Premium Lizenz gibt es künftig ein Modul Listen&Tabellen. Dieses ermöglicht es Ihnen, frei definierte Listen, Übersichten, Aufstellungen und Tabellen ähnlich einer Tabellenkalkulation direkt in der Hausverwaltung zu führen. Ein paar Anregungen:

• Aktivitäten
• Arbeitszeiten (über Assistenten vordefiniert)
• Ausgaben (über Assistenten vordefiniert)
• Ausstattungslisten
• Bankverbindungen (über Assistenten vordefiniert)
• Bar-Kasse
• Belegungs-/Nutzungslisten
• Bewerber (über Assistenten vordefiniert)
• Bewohner (über Assistenten vordefiniert)
• Darlehen (über Assistenten vordefiniert)
• Energieausweise
• Ereignisse (über Assistenten vordefiniert)
• Erinnerungen
• Finanzierungen
• Ideenlisten
• Kautionen
• Lastschriftmandate
• Mieterselbstauskünfte (über Assistenten vordefiniert)
• Mobiliar (über Assistenten vordefiniert)
• Notizen in Listenform
• Planungen z.B. für Renovierungen
• Räume und Flächen
• Raumlisten (über Assistenten vordefiniert)
• Renovierungen
• Tagesordnungspunkte
• Vermögensübersicht (über Assistenten vordefiniert)
• Verträge
• Werte und Rendite

Die über Assistenten vordefinierten Listen sind natürlich frei änderbar. In allen Listen&Tabellen können Sie die Spalten A bis L frei benennen und beliebig viele Zeilen anlegen. Die Liste lässt sich in eine PDF ausgeben und digital weitergeben oder drucken. 

Über eine integrierte Statistik werden die Zeilen gezählt und bei Bedarf für die Spalten A bis D Summen gebildet. Nach Daten in den Spalten A bis D kann wie in Excel auch gefiltert werden. Hier sollten Daten wie Kategorien und Klassifikationen stehen, bei den eine Filterung z.B. nach Einnahmen und Ausgaben als Kategorie Sinn ergibt. 

Die Listen&Tabellen können optional mit Adressen, Objekten und Einheiten verknüpft werden und erscheinen dann bei den entsprechenden Datensätzen unter dem Aufklappbereich „Unterlagen“. So kann z.B. eine Liste für die Familienmitglieder einer Großfamilie angelegt und mit dem Adressdatensatz verknüpft werden. Oder eine Liste der Brandmelder mit Objekten und Einheiten.

Telefonnummern, Email-Adressen und Web-Links in Tabellen werden in der Tabellenansicht automatisch als klickbare Links angezeigt, so dass sich Listen&Tabellen auch für Telefon- (müssen mit +49 beginnen), Email- und Web-Link-Verzeichnisse empfiehlt.

In den Tabellen-Zellen können Sie auch mit HTML-Code arbeiten und so die Anzeige und den PDF Ausdruck der Tabelle optisch verändern.

Tipp: Über den Abfrage Editor (vormals Listengenerator) können Sie die selbstdefinierten Listen&Tabellen abfragen und so auch Formeln z.B. zur Berechnung der Arbeitszeiten, zur Bildung von Summen oder zur Berechnung etwa des Mwst-Anteils in einer Summe definieren. In den Vorlagen zum Abfrage-Editor haben wir Muster definiert.

Verbesserungen bei Abrechnungen

Die Bezeichner für

• Hausgeld-Forderungen (lt. Wirtschaftsplan)
• Hausgeld-Vorauszahlungen
• Rücklagen (Forderungen lt. Wirtschaftsplan)
• Rücklagen (Zahlungen)
• Erträge
• Vorauszahlungen im WP
• Rücklagen im WP

In Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftsplänen können über Einstellungen frei gewählt werden, so dass die Vorauszahlungen etwa in „Hausgeld-Vorschüsse“ umbenannt werden können.

Übersichtlichere Neugestaltung des Menüs „Abrechnungen“.

Verbesserungen in Korrespondenz

Neuer Befehl um eine Kopie eines Briefes mit Aufdruck „Kopie“ und dem Ausgangsdatum zu drucken.

Revisionssicherheit: Korrespondenzen können auf „geschützt“ gesetzt werden, was eine nachträgliche Änderung des Textes oder des Datums und auch ein Löschen des Datensatzes verhindert.

Strukturiertere Darstellung von Inhalten

Überarbeitung diverser Registerkarten und Bildschirme mit stärkerer Strukturierung/Gruppierung von Datenfeldern:

• Adressen Register Kommunikation, Adressen Kartenansicht
• Objekte Register Vermietung, Objekte Kartenansicht
• Einheiten Register Vermietung
• Verträge Register Miete
• Buchführung Kartenansicht

Übersichtlicheres Menü „Doppelte Buchführung“ und „Einfache Buchführung“ sowie „WEG ETW“.

Übersichtlicher gestaltete Listenansicht „Ansprechpartner“.

Sonstiges

Neue Vorlage „Mietvertragsdaten Export“ für den Listengenerator, um alle Daten für die Generierung eines neuen Mietvertrags als Serienbrief in Word zu bekommen.

Der Listengenerator wird künftig „Abfrage Editor“ heißen.

Revision 2408

Undo/Papierkorb-Funktionalität

In den Modulen Adressen, Objekte, Einheiten, Abrechnungen und Abrechnungskonten sowie Direkte Kosten, Vorauszahlungen, Umlagen, Rücklagebuchungen und §35 EstG Buchungen bei Abrechnungen führt das Löschen von Datensätzen nicht mehr zur augenblicklichen Entfernung der Daten aus der Datenbank, sondern verschiebt diese Daten in den Papierkorb. Aus dem Papierkorb heraus lassen sich die Daten bei Bedarf dann wiederherstellen. Hinweis: Daten aus dem Vormonat und älter werden aus dem Papierkorb automatisch dauerhaft entfernt und lassen sich nicht mehr zurückholen.

Mit dem Schalter „Dauerhaft löschen“ im Papierkorb können personenbezogene Daten DSGVO-konform sofort entfernt werden.

Verbesserungen bei Abrechnungen

Die Aufteilung der Rücklage auf die Eigentümer nach MEA in der Abrechnung ist künftig optional.

In der Anmerkung kann mit den Variablen #VZ# und #RZ# auf die Summen der Vorauszahlungen und Rücklagezahlungen zurückgegriffen werden. Bei Bedarf kann somit deutlich gemacht werden, dass die Gesamtzahlung (Variable #VZundRZ#) eines Eigentümers aus Hausgeld und Rücklage besteht.

Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)

Diverse Maßnahmen ergriffen, um die Vorgaben des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes zu erfüllen. Das Hauptmenü sowie die Modul-Menüs etwa von Adressen und Abrechnungen sowie alle Assistenten erfüllen jetzt alle Anforderungen. Zudem wurden im CSS die Farben gemäß den Kontrastanforderungen des BFSG angepasst, so dass Farbenblinde mit der gesamten Oberfläche keine Probleme mehr haben. Der Fußbereich wurden ebenfalls angepasst. An weiteren Verbesserungen werden wir kontinuierlich arbeiten.

Sonstiges

Die Abfragen von Lastschriften in Verträgen und die XML Datenaufbereitung für den Export an z.B. Immoscout sind jetzt als Vorlagen für Abfragen zur Nutzung über den Listen-Generator realisiert. Dadurch können die entsprechenden Menü-Einträge der Übersichtlichkeit halber entfallen.

Der Seriennummern Assistent speichert die nächste zu vergebende Seriennummer, was die Sicherheit der Generierung erhöht.

 

Revision 2407

Verbesserungen bei Adressen

Über das filterbare Feld Verteiler können Adressen z.B. Aktionen wie einer Eigentümerversammlung, einer Objektvermarktung oder auch den Weihnachtsgrüßen zugeordnet werden.

Mit „Speichern und weiter“ können viele Adressen nacheinander erfasst werden.

Verbesserungen bei der Einfachen Buchführung

Der Schalter „Mietkonto“ zeigt in der Buchungsmaske der Einfachen Buchführung bei Mietbuchungen eine Aufsummierung aller bereits gebuchten Forderungen und Zahlungen als Saldo. Außerdem wird ein fiktiver neuer Saldo auf Basis des eingetragenen Buchungsbetrags gebildet. Somit kann leicht überprüft werden, ob der Mieter mit der neuen Mietzahlung seinen Saldo ausgleicht, also alle Mietforderungen bezahlt.

Im Kontobuch gibt es in der Buchungsmaske einen Schalter „Speichern und weiter“, der nach einer neuen Buchung direkt die nächste neue Buchung anlegt, anstatt in die Liste der Buchungen zu wechseln. Spart bei vielen Buchungen am Stück das ständige Klicken auf Neu.

Verbesserungen für die WEG Verwaltung

Die Ansicht „Eigentümerliste (WEG)“ rechnet Hausgeld, Rücklage und Verwaltungskosten als anteilige Gesamtleistung zusammen. In der Ansicht werden die Hausgelder und Rücklagen aufsummiert, so dass durch eine Filterung schnell etwa die Gesamtrücklage oder die gesamt zu zahlenden Hausgelder ermittelt werden können.

Verbesserungen bei der Doppelten Buchführung

Im Kontenrahmen können in der Registerkarte Auswertungen Konten für den Vermögensbericht der WEG markiert werden. Diese Markierung ist in der Auswertung „Summen und Salden kurz“ zu filtern, so dass hier automatisiert der Vermögensbericht erstellt werden kann.

In Journal und bei Schnellbuchungen gibt es in den Buchungsmasken einen zusätzlichen Schalter „Speichern und weiter“. Dieser sorgt dafür, dass der Anwender nach dem Speichern nicht in die Liste der Buchungen geführt wird, sondern sofort eine weitere neue Buchungsmaske aufgerufen wird. Spart bei vielen Buchungen am Stück das ständige Klicken auf Neu.

Verbesserungen bei Abrechnungen

Beim Druck einer Abrechnung wird nicht nur der Saldo gecached, sondern auch die Werte von Anteilige Kosten gesamt, Direkte Kosten gesamt und Vorauszahlungen gesamt. Die Daten werden in der Ansicht der Abrechnungskonten ausgewiesen.

Abrechnungen lassen sich mit der Vorjahresabrechnung und Abrechnungskonten mit den entsprechenden Konten aus dem Vorjahr verknüpfen. Die Verknüpfungen sind in den Ansichten von Abrechnungen und Abrechnungskonten als Link sichtbar. Dieser führt zu den Vorjahresdaten, so dass ein schneller Vergleich zwischen aktueller und vorheriger Abrechnung möglich wird. Die gecachten Abrechnungswerte erleichtern diesen Vergleich. So sind gravierende Veränderungen leichter zu finden, zu erklären oder zu korrigieren.

In Umlagen und Vorauszahlungen kann die Summe der hinterlegten Belege automatisiert in die Buchungssumme übernommen werden.

In Umlagen, Vorauszahlungen, Direkte Kosten und Rücklagenbuchungen gibt es in der Buchungsmaske einen Schalter „Speichern und weiter“, der nach einer neuen Buchung direkt die nächste neue Buchung anlegt, anstatt in die Liste der Buchungen zu wechseln. Spart bei vielen Buchungen am Stück das ständige Klicken auf Neu.

Sonstiges

Beschleunigung einiger Ansichten durch Cache für Warmmiete und Gesamtleistung (Eigentümer Gesamtleistung aus Hausgeld, Rücklagen, Verwaltungskosten und evtl. Strom-Vorauszahlungen).

Revision 2406

Online Formulare ergänzen das Online Portal

Für die Kommunikation von Mietern und Eigentümern mit der Hausverwaltung können Sie jetzt Online-Formulare bereitstellen, deren Eingaben direkt in die Datenbank der INtex Hausverwaltung fließen. Sie können die Formulare mit Links etwa über Emails oder in Dokumenten wie einer digitalen Mietvertrags-Kopie oder einer als PDF generierten Abrechnung weitergeben oder auch direkt über <iframe> in Ihre eigene Website integrieren.

Wir stellen folgende Formulare zur Verfügung:

• Problem-Meldung: Die Meldung von Problemen, Beschwerden, Mängeln etc. landet direkt als neue, offene Aufgabe im Organizer der INtex Hausverwaltung
• Zählerstandsmitteilung: Der Nutzer einer Einheit kann Zählerstände direkt digital an die HV melden und die Daten sind im Modul Einheiten/Zähler einsehbar/überprüfbar – und bei Bedarf auch noch änderbar.
• Kontaktaufnahme: Für Mitteilungen aller Art – etwa Meldung von weiteren Mietparteien, Änderung in den Eigentumsverhältnissen oder Kündigungen von Mietverträgen – gibt es das Kontaktaufnahme-Formular, dessen Eingaben als Eingangspost im Modul Unterlagen/Korrespondenz Eingang finden

Veränderte Positionierung der bisherigen Mieter APP als Online Portal

Die Mieter APP wird umbenannt in „Online Portal“. Das ist nicht nur eine Umetikettierung, sondern öffnet die Funktionalität auch für Eigentümer und WEGs. Auch Eigentümer können mit der Hausverwaltung digital kommunizieren, Mitteilungen der HV bekommen und selber in Kontakt treten sowie Dokumente einsehen. Und natürlich können Eigentümer und WEGs auch die neuen Formulare nutzen.

Das Online Portal wurde um die Möglichkeit ergänzt, den Nutzern ihre Zählerstände anzuzeigen.

Verbesserungen bei Anpassungen

• Für die Berechnungen von Anpassungen und die neue Gesamtleistung werden jetzt auch die Stellplatz-/Garagenmiete sowie eine eventuelle Strom-Vorauszahlung berücksichtigt. 
• Für Wirtschaftspläne wird jetzt auch die Anmerkung zur Anpassung ausgedruckt. 
• Für Eigentümer-Abrechnungen wird für die Anpassung das Hausgeld von der Automatik für die neue Gesamtleistung berücksichtigt. 
• Die Automatik verträgt auch mehr leere Felder etwa für Heizkosten. 
• Die Feldbeschreibungen wurden den neuen Möglichkeiten entsprechend umgetextet und die Funktionalität mit Hinweisen zur Benutzung und weiteren Arbeitsschritten versehen. 
• Berücksichtigung der Anpassungen in den Assistenten für Mieter-, Eigentümerabrechnungen und Wirtschaftsplänen.

Ausbau der Sonderumlagefaktoren

• Künftig können die haushaltsnahen Dienstleistungen in der PREMIUM Lizenz auch über die Sonderumlagefaktoren verteilt werden.
• Der Abrechnungsbericht berücksichtigt die Sonderumlagefaktoren.
• Die Umlagen-Übersicht berücksichtigt die Sonderumlagefaktoren.

Neue Navigations-Schalter

• Verschiedene Navigationsschalter führen einfacher zum Ziel:
• Objekte-Ansicht: Navigation zu den zugehörigen Einheiten
• Abrechnungen-Ansicht: Navigation zu den zugehörigen Abrechnungskonten
• Abrechnungen-Ansicht: Navigation zu den zugehörigen Umlagen
• Abrechnungskonten-Ansicht: Navigation zu Vorauszahlungen, Direkten Kosten und Rücklagebuchungen

Sonstiges

• QM-Felder bei Abrechnungen und Abrechnungskonten sind keine Pflichtfelder mehr. Damit ist es möglich, dass der Ausweis des Umlagefaktors QM in Abrechnungen entfällt, in denen etwa nur nach MEA abgerechnet wird.
• Berücksichtigung der Mwst. bei den automatisierten Buchungen Saldo->Kontobuch und Mietforderung->Kontobuch.
• Weitere Verbesserungen in Einstellungen zur übersichtlicheren Gestaltung. Mehr Verlinkungen zu Hilfen und Anleitungen.
• Neue FAQ zu den Themen Nebenkostenabrechnung und Hausgeldabrechnung in der Hilfe.
• Neuer Hintergrundtext zu der novellierten Heizkostenverordnung und deren Folgen für Vermieter, Verwaltungen und die Heizkostenabrechnungen.

 

 

Revision 2405

Neues Abrechnungslayout

Neues Drucklayout „Kompakt“ für Mieterabrechnungen. Hier werden der Abrechnungskopf, die Tabellenköpfe etwa der Bereiche Umlagen und Umlagefaktoren sowie der Kopfbereich mit Logo deutlich kompakter dargestellt, so dass Standardabrechnungen in der Regel auf eine Seite passen. Allerdings wird ein Briefpapier mit kleinem oder ohne Kopfbereich benötigt und die Anschrift passt nicht in einen Sichtfensterumschlag nach DIN – die Abrechnung muss also mit einem Begleitschreiben adressiert, mit einem Adressetikett auf dem Umschlag verschickt oder eigenhändig eingeworfen respektive persönlich übergeben werden.

Listengenerator

Für den Listengenerator PREMIUM gibt es jetzt Vorlagen, aus denen von uns vorgefertigte Abfragen abgerufen werden können. Das erleichtert die Nutzung des Listengenerators für eigene Auswertungen enorm. Die ersten Abfragen, die wir anbieten, sind:

• Bankverbindungen aus Adressen
• Betreuerliste
• Debitorenliste
• Dienstleister – Übersicht aller Versorger, Handwerker, Hausmeister etc. mit Anschrift- und Kontaktdaten
• Eigentümer Objektliste mit Kaufdaten und Objektgrößen
• Email-Liste Eigentümer
• Geburtstagsliste
• Hausmeisterliste
• Kreditorenliste
• Leerstände Vermietungsangebot
• Mieterhöhungs-Übersicht
• Mietsoll-Aufstellung
• Mietvertragsliste mit Konditionen
• Neben- und Heizkosten Vorauszahlung im lfd. Jahr laut Kontobuch
• Personenliste Mieter mit Namen und Gesamt-Personenzahl
• Summe der Ausgaben im lfd. Jahr laut Kontobuch
• Summe der Einnahmen im lfd. Jahr laut Kontobuch
• Telefonliste Eigentümer
• Telefonliste Mieter
• Verkaufsliste Objekte
• Verkaufsliste Einheiten
• Vermietungsflächen
• WEG Eigentumsverhältnisse

Die Anleitung zum Listengenerator wurde aktualisiert.

Sonstiges

• Neuer Aktionen-Schalter in der Ansicht von Objekten, der es erlaubt, Verträge, Dokumente, Korrespondenzen, Aufgaben, Notizen und Termine zu erstellen, die automatisch mit dem Objekt verknüpft sind.
• Erweiterter Aktionen-Schalter in der Ansicht von Einheiten, der es erlaubt, Verträge, Dokumente, Korrespondenzen, Aufgaben, Notizen und Termine zu erstellen, die automatisch mit dem Objekt und der Einheit verknüpft sind.
• Briefe in Unterlagen/Korrespondenz können auch blanko, also ohne Briefpapier als PDF ausgegeben werden, etwa als interne Kopie. Dies kann für den Druck auch Toner sparen.
• Bessere Darstellung der Umlagefaktoren in den Modulen Abrechnungen und Abrechnungskonten.
• Anpassung der Darstellung von Objekten und Einheiten auf gleiche Benennung und Reihenfolge der Registerkarten.
• Protokolle können nicht nur für Ein- und Auszüge, sondern auch für Begehungen genutzt werden.
• Der Umlagefaktor Anzahl nimmt jetzt auch Dezimalwerte an.
• Prozentanteile in Sonderumlagefaktoren werden mit sechs statt zwei Nachkommastellen gerechnet.
• Wiederholbuchungsfunktionen als Transactions umgesetzt. Das führt auch bei großen Mengen an Wiederholbuchungen zu einer größeren Ausführungssicherheit.
• Beim Import von Zählerständen aus einer CSV oder Exceldatei können die Felder Objekt und Einheit über die Zählernummer bestimmt werden, sofern bereits ein Zählerstand vorliegt. Damit sind auch Daten aus Funkauslesegeräten importierbar und automatisch zugeordnet.

 

Revision 2403

Verbesserungen in der Einfachen Buchführung

• Die Buchung von Salden aus der Abrechnung im Kontobuch ist jetzt nicht nur für ein Abrechnungskonto möglich, sondern in der Liste der Abrechnungskonten für alle markierten Konten.
• Aus der Liste der Konten kann für markierte Konten die Mietforderung im Kontobuch gebucht werden. Dies ist nicht nur eine Alternative zu den Wiederholbuchungen, sondern erleichtert beim Jahreswechsel auch enorm die Anlage der ersten Mietforderungen im Januar, zumal die erstellten Buchungen optional auch direkt als Wiederholbuchungen angelegt werden können.

Verbesserungen bei Abrechnungen

• Bei der Anlage eines neuen Abrechnungskontos kann nach Auswahl der Einheit der Abrechnungsempfänger schnell und ohne Suche über zwei Schalter für Eigentümer und Nutzer ausgewählt werden.
• In der Abrechnungsübersicht werden für WEGs auch Instandsetzungsrücklagen und Bankkontostände angedruckt. Dieser Ausdruck lässt sich auch als Gesamt-Wirtschaftsplan verwenden.
• Für gewerbliche Netto-Abrechnungen wird der tatsächlich zu zahlende Brutto-Betrag in das Abrechnungskonto übertragen und im Kontobuch gebucht und nicht mehr der Netto-Betrag.
• In Hausgeld-Abrechnungen weist die Tabelle „Instandhaltungsrücklage“ den Anteil des Eigentümers am Endstand der Rücklage auf.
• Im Modul Objekte können die Gesamt-Miteigentumsanteile – in der Regel 1000 oder 10.000 – eingetragen werden. Aber auch abweichende Gesamt-MEA sind z.B. für Teilobjekte in größeren Gebäudekomplexen möglich. Der Gesamt-MEA-Wert wird bei Anlage einer Abrechnung für dieses Objekt als Vorgabe für die Miteigentumsanteile übernommen.

Verbesserungen für Admins von SERVER und PREMIUM Hosting Installationen

Die Anzeige eines Benutzers zeigt auch direkt dessen Benutzergruppen-Zugehörigkeiten

Vorgefertigte Views und Procedures in der Datenbank zur Anzeige von

• Benutzerverwaltung
  • Alle Benutzer mit allen ihren Zugriffsrechten (admin_show_users_rights)
  • Alle archivierten Benutzer (admin_show_archived_users)
  • Alle Demo Benutzer (admin_show_demo_users)
  • Alle STD Benutzer (admin_show_std_users)
  • Alle XT Benutzer (admin_show_xt_users)
  • Alle PREMIUM Benutzer (admin_show_premium_users)
  • Alle Teams (admin_show_teams)
  • Alle Teams mit ihren Benutzern (admin_show_users_in_teams)
• Datenauswertung
  • Journal aller Buchungen in der Doppelten Buchführung mit Klartextnamen für Buchführungen, Konten und Gegenkonten zur Datenweitergabe an Buchführungssysteme (admin_show_journal)
  • Alle Adressdaten als Word Serienbrief-Steuerdatei zur Benutzung mit ODBC zur Erstellung von Serienbriefen, Listen und Etiketten (admin_show_word_serialletter_data)
  • Alle relevanten Daten von Objekten und Einheiten incl. Vermietungskonditionen für Excel Auswertungen per ODBC (admin_show_objects_units)
  • Nutzerliste aller Einheiten mit Adressen (admin_show_units_users)
• Datenbereinigung
  • Zeige alle archivierten Daten gruppiert nach Teams (admin_show_archived_data). Mit der Procedure admin_delete_archived_records_monthly(year,month) können diese Daten dann monatsweise vom Admin entfernt werden

Sonstiges

• In der Korrespondenz können jetzt auch mehrere Anhänge verwaltet und ge-mailt werden. Durch die Speicherung als Dateien bleibt die Datenbank schlanker.
• Bei Abrechnungen, Verträgen und Aufgaben können im TEAM die entsprechenden Daten um interne Kommentare ergänzt werden, die automatisch mit einem Zeitstempel und einer Kennung für den kommentierenden Anwender versehen werden.

 

Revision 2402

Rundum überarbeitete Oberfläche

• Deutlich gesteigerte Kompatibilität mit Mobilgeräten und Dark Mode
• Praktisch die gesamte Oberfläche der Software wird auch mobil nutzbar
• Allgemein
• • Speichern-Schalter immer oben fixiert, somit immer sichtbar und klickbar
  • Strukturierung komplexer Eingabemasken mit Bereichen (Sections) und Zwischenüberschriften
• Änderungen für Smartphones
  • Menüseiten responsiv
  • Registerkarten in Eingabebildschirmen und View-Seiten erscheinen untereinander statt nebeneinander, daher immer gut lesbar
  • Mehrspaltige Eingabemasken: Spalten werden untereinander angeordnet
  • Filter-Schalter, Listenoptionen, Benutzermenü etc. ausgeblendet - so ist in Listenansichten das Suchfeld verfügbar und die Seitentitel umbrechen nicht
• Änderungen für iPads und andere Tablets sowie sehr kleine Notebooks
  • Menüseiten responsiv
  • Ausblenden des Seitenfusses in Listen und im Eingangsbildschirm
  • Verbesserte Responsivität in komplexen Eingabemasken
• DarkMode
  • Allgemein optimierte Farbgebung
  • Caret-Zeichen bei Dropdowns jetzt weiß und damit sichtbar
  • Hover-Effekte bei Filtern optimiert
  • Darstellung Sammlungs-Feld optimiert
• Kleinere Verbesserungen
  • Untermenüs jetzt mit üblichem Pfeil rechts zum Aufklappen
  • Statusleiste oben nicht höher als der Logo/Programmname-Bereich
  • Modernisierte Anzeige des Datei-Uploads
  • Hover-Effekt in Listenoptions-Menü

Verbesserungen bei der Mail Integration

PREMIUM, TEAM und SERVER Anwender können Mails an spezielle Email-Adressen der INtex Hausverwaltung weiterleiten. Diese weitergeleiteten Mails erscheinen dann in Unterlagen/Korrespondenz als Eingangsmails und können mit Adressen, Objekten und Einheiten verknüpft werden. Damit ist eine komplette Historie wichtiger Vorgänge leicht zu realisieren. Unwichtige Mails bleiben außen vor.

Verbesserungen bei Abrechnungen

• Zu einer Abrechnung kann per QuickNote eine Notiz in Organizer/Notizen angelegt werden.
• Zu einer Abrechnung kann per QuickTask eine Aufgabe in Organizer/Aufgaben angelegt werden.

Verbesserungen bei der Einfachen Buchführung

• Zusätzliche Eingabemasken für Hausgeld-Sollstellungen und Hausgeld-Zahlungen in der WEG-Verwaltung
• Gesamtbuchungsbetrag wird bei Soll-Stellungen automatisch nach Wahl des Abrechnungskontos gesetzt.
• Registerkarte Soll-Stellungen bei den Kontobuch-Klassifikationen zeigt nur Soll-Stellungs-Kategorien.
• In der Buchungsmaske wird live – also ohne vorherige Speicherung der Buchung - eine Kontrollsumme der Miet-Splittings errechnet, um diese mit der Gesamt-Buchungssumme abzugleichen. Die Differenz zwischen Summe der vertragsgemäßen oder angepassten Splittings und der gebuchten Gesamtsumme wird errechnet. So ist direkt erkennbar, ob eine Minderzahlung vorliegt und wie hoch diese ist bzw. ob die Splittings korrekt der geringeren Buchungssumme entsprechend angepasst worden sind. In Hilfe/Tipps ist ein Text zum Umgang mit Minderzahlungen hinterlegt, der erklärt, wie diese rechtskonform aufzuteilen sind. Sie können dann entscheiden, welcher Splitting-Betrag gekürzt wird.
• Bei der Erstellung einer Mahnung aus der Mieterkonten Saldenliste heraus, werden auch Objekt und Einheit im Mahnschreiben bei Unterlagen/Korrespondenz automatisch gesetzt. So sind dann auch die objekt- und einheitenbezogenen Variablen in einer Mahnvorlage direkt nutzbar. Auf diesem Wege ist es möglich, in Mahnungen auch Objekt und Einheit sowie die vertragliche Miete anzugeben.

Sonstiges

• Bei Adressen mit einem Geburtstag wird das Alter in Jahren heute angegeben
• Viele Auswahl-Schalter bei Lookups klarer beschriftet und teils mit Icons versehen
• Zu einem Schriftstück in Unterlagen/Korrespondenz kann eine Aufgabe angelegt werden, die dann ebenfalls mit dem Adressaten, dem Objekt und der Einheit verknüpft ist. Betreff und Beschreibung sind frei wählbar.

 

Revision 2401

Verbesserungen bei Abrechnungen

Zur schnelleren Navigation zwischen den Bereichen des Abrechnungsmoduls gibt es ein Modul-Menü Abrechnungen oben rechts. Hiermit kann etwa direkt von Umlagen zu Direkten Kosten gesprungen werden ohne den Umweg über das Hauptmenü Abrechnungen.

Um sich besser auf eine Abrechnung konzentrieren zu können, kann ein Abrechnungs-Fokus gesetzt werden. In den Bereichen des Moduls Abrechnungen werden dann etwa nur die Abrechnungskonten, Umlagen, Vorauszahlungen etc. gezeigt, die zur fokussierten Abrechnung gehören. Neue Umlagen, Vorauszahlungen etc. werden direkt auf die Fokus-Abrechnung als Vorgabe gesetzt. Der Fokus kann jederzeit aufgehoben werden, wird mit einem Logout automatisch beendet.

In den Ansichten Abrechnungskonten, Umlagen, Direkte Kosten, Rücklagen und Vorauszahlungen gibt es jetzt Querverweis-Listen. Diese erlauben den direkten Sprung z.B. zu anderen Umlagen der gleichen Abrechnung oder anderen Abrechnungskonten des gleichen Objekts ohne den Umweg über die Listenansicht.

Verbesserte Navigation

Die Querverweislisten finden sich auch in den Modulen Adressen, Einheiten und Kontenrahmen der Doppelten Buchführung. So sieht man etwa gleich die Adressen anderer Nutzer im gleichen Haus, die anderen Einheiten im gleichen Objekt oder die anderen Konten im gleichen Kontenrahmen und kann zu diesen „verwandten“ Daten navigieren. Ein Neu+ Schalter am Ende der Verweisliste erlaubt die Anlage neuer Datensätze, sollten Daten fehlen.

Revision 2312

Verbesserungen in der Navigation

Neues CRM Hauptmenü mit Schwerpunkt auf das Kontakt-Management mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern.

Verbesserte Bildschirmdarstellung

• Aktualisiertes CSS Stylesheet
• Viele Icons durch FontAwesome Icons ersetzt. Schlankere Darstellung.
• Verbesserte Darstellung der Sammlung-Felder zum Upload von Dateien. Möglichkeiten zum Upload per Drag&Drop oder Dateiauswahl-Dialog besser kommuniziert.
• Zentrierte Darstellung der Register in Listenansichten. So fallen diese mehr ins Auge
• Vergrößerte Darstellung von Checkboxen und Knöpfen für mehr Touch-Tauglichkeit
• Darstellung des Feldtyps über Icons für Mail, Euro-Beträge, URL und Telefonfelder. So wird der erwartete Eingabe-Typ klarer
• Autofill Felder etwa für PLZ mit Icon hervorgehoben
• Listen-Auswahlen durch entsprechendes Icon klarer dargestellt
• Optimierte Tab-Tasten-Reihenfolge

Formeln im Text der Korrespondenz

Sie können im Text auch Rechenformeln platzieren und diese sogar mit den Variablen mischen. Alle Grundrechenarten sind möglich. Beispiele:

Netto-Betrag von 400,00 Euro ist Brutto [FORMEL]400*1,19[/FORMEL]

Erhöhung der Nebenkosten um 20 Euro [FORMEL]200+20[/FORMEL]

Verwenden Sie +, -, * und / als Operatoren, Dezimalzahlen schreiben Sie mit Komma zum Abtrennen der Dezimalstellen. Im Text können mehrere Formeln verwendet werden. Klammerrechnung wird nicht unterstützt.

Somit können Sie etwa Mahngebühren in Euro aufschlagen oder in Prozent berechnen, Staffelmieten um Festbeträge erhöhen, Index-Mieten um die Inflationsrate erhöhen, Rechnungen schreiben und Mwst-Beträge und Brutto auf Basis eines Netto-Betrags ausweisen.

Die Formeln funktionieren auch, wenn Sie den Brief mailen.

Die neue Variable #KAUTION# übernimmt den Wert für die Kaution aus der verknüpften Einheit.

Sonstiges

• Die Salden der Konten in der Doppelten Buchführung können auch aus dem Menü Buchführung heraus schon aktualisiert werden.
• Im Kontobuch der Einfachen Buchführung können Ausgaben zusätzlich nach „umlegbar“ und „nicht umlegbar“ gefiltert werden.
• Bei gewerblichen Netto-Abrechnungen werden bei Direkten Kosten auch die Umlageart und der Netto-Gesamtbetrag ausgewiesen.
• Die Liste Ansprechpartner bei Objekte führt jetzt auch direkt die Kontaktdaten wie Telefon, Email, Anschrift etc. auf, ohne dass auf die Verlinkungen zur Adresse geklickt werden muss. Die Daten können jetzt auch etwa für Serienbriefe in Word exportiert werden.

 

Revision 2311

Verbesserungen bei Abrechnungen: Sonder-Umlagefaktoren

In PREMIUM, TEAM und SERVER Lizenzen gibt es künftig die Möglichkeit, über die vorhandenen Standard-Umlagefaktoren wie QM 1, 2, 3 oder Einheiten 1, 2, 3 und MEA 1, 2, 3 etc. hinaus beliebig viele Sonder-Umlagefaktoren anzulegen. Durch diese unbegrenzte und objektspezifische Auswahl und Definition von weiteren Umlagefaktoren ist nun wirklich jedes Objekt – sei es auch noch so komplex – auch ohne Rückgriff auf manuell ausgerechnete Anteile in Direkte Kosten abzurechnen.

Und so geht es:

Im Modul Abrechnungen können Sie die Sonder-Umlagefaktoren definieren. Dabei werden die Faktoren an eine Abrechnung und ein Abrechnungskonto geknüpft. Für jedes Konto ist der Anteil (z.B. QM der Wohnung) anzugeben, für jede Umlage die Bezeichnung, Grundgesamtheit (z.B. Summe der anzusetzenden Gesamt-QM) und die Einheit (etwa QM, MEA etc.) einzutragen. Die Umlagen-Anteile pro Konto in Prozent können dabei taggenau oder rein verbrauchsorientiert errechnet werden, falls z.B. eine besondere Wasser-Umlage etwa für die Gartenbewässerung der EG-Einheiten errechnet werden soll.

Zur vereinfachten Eingabe und Bearbeitung können die Sonderumlagen dupliziert und über „Ausgewählte Datensätze aktualisieren“ im Stapel geändert werden.

Bei den Umlagen, die über einen der Sonder-Umlagefaktoren umgelegt werden sollen, ist dann als Umlageart in Abrechnungen/Umlagen der Eintrag „Sonderumlage“ zu wählen. Daraufhin erscheinen die in der gewählten Abrechnung definierten Sonder-Umlagefaktoren als Unterauswahl.

Abrechnung mit Sonderumlagen werden ganz normal gedruckt. Ausweis und Berechnung der Sonderumlagen erfolgen voll automatisch.

Weitere Verbesserungen bei Abrechnungen

• In der PREMIUM Lizenz kann über Einstellungen der Kopfbereich der Abrechnung – also der Bereich zwischen der Anschrift und der Darstellung der Umlagefaktoren – frei mit Variablen gestaltet werden. Somit ist es z.B. möglich, den Titel frei zu wählen und unterhalb der Falz zu platzieren, den Währungsausweis anders zu gestalten, die Übernahme der Bezeichnung von Abrechnung und Abrechnungskonten zu unterbinden oder anders zu formatieren, die Datumsangaben für Abrechnungszeitraum und Nutzungszeitraum anders darzustellen sowie die Anrede frei zu platzieren.
• Bei der Duplikation von Abrechnungen werden die Umlagefaktoren MEA2, MEA3 und Anzahl 1-3 jetzt mit dupliziert.
• Beschleunigung aller Ansichten und Ausdrucke im Abrechnungsmodul durch konstante Berechnung einiger Werte in der Datenbank.

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

• In die DATEV Kontenrahmen SKR04 und SKR03 wurden einige der neuen Konten aus dem DATEV Branchenpaket für Wohnungsunternehmen übernommen. Damit können jetzt die üblichen Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung direkt in den beiden Standard-Kontenrahmen gebucht werden, ohne dass eine individuelle Anpassung der Kontenrahmen notwendig wird. Die jeweils neuen Konten und deren Salden werden auch bei der Umwandlung von Buchungssalden in Umlagen der Abrechnung berücksichtigt.
• Konten in Kontenrahmen der Doppelten Buchführung können als „Umlage“ markiert werden. Diese Konten werden dann bei der Übernahme von Salden in die Abrechnung als Umlagen berücksichtigt, auch wenn sie keinen Kostenblock der Betriebskostenverordnung repräsentieren. WEG-spezifische Umlagen sind so leichter in die Abrechnung zu übernehmen. Diese Markierungen werden auch bei der Duplikation einer Buchführung samt Kontenrahmen übernommen.
• Verlinkung der verfügbaren Kontenrahmen als PDF in der Doppelten Buchführung. Aktualisierung der DATEV Kontenrahmen auf das Branchenpaket für Wohnungsunternehmen. Dokumentation der Änderungen im SKR04 optimiert. Eine probeweise Anlage von Buchführungen und Kontenrahmen zur Einsicht in die Konten ist so nicht mehr notwendig.

Hinweis: Durch das Branchenpaket der DATEV werden vermutlich die Kontenrahmen SKR097 und der SKR04 optimiert auf Dauer obsolet.

Sonstiges

• Beschleunigung in der Einfachen Buchführung durch konstante Berechnung der Werte für Rechenbetrag, Mwst und Nettobetrag in der Datenbank.
• Beschleunigung im Adressen-Modul durch konstante Speicherung und Indizierung der Initialen in der Datenbank. Die Gruppierung nach Initialen und die Filterung nach Anfangsbuchstaben läuft so wesentlich schneller.
• In Einstellungen kann eine CI (Corporate Identity) Firmen-Farbe gewählt werden. In dieser Farbe werden dann in PDFs von Korrespondenz und Abrechnungen die Betreffzeilen, die Zwischenüberschriften und die Aufzählungszeichen ausgegeben. Dies gibt den Ausdrucken bei digitaler Weitergabe oder der Verwendung eines Farbdruckers einen professionellen, edlen Touch, der etwa zum Website-Auftritt passt.

Revision 2310

Fokus auf ein bestimmtes Objekt

Im Objekte-Modul können Sie den Fokus auf ein Objekt setzen, d.h. die Software zeigt nur noch Daten an, die mit diesem Objekt in Beziehung stehen, alle anderen Daten werden vorübergehend ausgeblendet. So können Sie sich ganz auf die Arbeit an einem Objekt konzentrieren. Der Focus wird über das Focus-Icon links in der Liste der Objekte gesetzt.

Der Objekt-Fokus greift in den Modulen Objekte, Einheiten, Abrechnungen, Unterlagen und Organizer. Der Name des fokussierten Objekts wird oben in der Titelleiste angezeigt. Hier findet sich auch ein Link, um den Fokus zu deaktivieren und eventuell einen anderen Objekt-Fokus zu setzen. Nach dem Logout wird der Objekt-Fokus automatisch ausgeschaltet.

Neue Datensätze in den Modulen Zähler, Schlüssel, Protokolle, Abrechnungen, Dokumente, Verträge, Korrespondenz, Notizen, Aufgaben und Termine werden automatisch mit dem fokussierten Objekt verknüpft.

Verbesserungen bei Abrechnungen

In Abrechnungen kann im freien Raum rechts von der Anschrift des Abrechnungsempfängers ein Infoblock ausgeworfen werden. Dieser wird in Einstellungen eingegeben. Geben Sie hier etwa den zuständigen Mitarbeiter und dessen Durchwahl für Rückfragen zur Abrechnung ein. Fehlertoleranteres Verhalten bei der Umwandlung von HTML-Codierungen in Anmerkungen und Fussnoten.

• p-Tags werden korrekt in Absätze umgewandelt,
• br-Tags ([Umschalt]+[Eingabe]) in Zeilenumbrüche ohne Abstände.
• Absatzübergreifende Formatierungen z.B. in Fett werden akzeptiert. Kombinierte Formatierungen, z.B. Fett UND kursiv werden akzeptiert.
• Auch beim Einkopieren von Texten aus Word sollte sich die Software wesentlich fehlertoleranter zeigen und PDFs produzieren.
• Ebenfalls möglich sind jetzt Namen mit Apostroph wie d’Ardenne, ohne das Apostroph erst auszukommentieren.

In den Abrechnungen stehen jetzt für Anmerkungen aller Art weitere Möglichkeiten der Formatierung bereit: Tabellen, farbliche Hervorhebung, Absatz-Ausrichtung

Abrechnungen können klassifiziert und nach der Klassifizierung gefiltert werden. So können Eigentümer- von Mieterabrechnungen, in Arbeit befindliche von fertiggestellten Abrechnungen, Test- und Kontrollabrechnungen voneinander unterschieden werden.

Haushaltsnahe Dienstleistungen können auch innerhalb von Heizkostenabrechnungen ausgewiesen werden.

Sonstiges

Bei Einheiten wird in der Ansicht der Einheit auch die Warmmiete bzw. Gesamtmiete angezeigt.

In der Korrespondenz gibt es erweiterte Formatierungsmöglichkeiten:

• Text kann links-, rechtsbündig, zentriert und im Blocksatz gesetzt werden. Tipp: So können Zahlen in Tabellen rechtsbündig ausgerichtet werden
• Text kann farbig hervorgehoben werden. Hierfür stehen einige übliche Markierungsfarben wie rot und grün zur Verfügung
• Ähnlich zu Textmarkern kann Text farbig hinterlegt werden. Hierfür stehen übliche Farben wie hellgelb, hellgrün oder hellgrau zur Verfügung
• Über das Baustein-Menü lassen sich eingerückte Absätze einfügen

Außerdem können PDFs von Briefen jetzt auch direkt aus der Ansicht eines einzelnen Briefes erzeugt werden.

Im Kontobuch berücksichtigen die Schalter „Forderungen ausgleichen“ und „Markierte duplizieren“ auch den Rücklage-Anteil einer Hausgeldzahlungen und Eigentümer-Zahlungen werden als „Hausgeldzahlungen“ klassifiziert.

Revision 2309

Verbesserungen bei Abrechnungen

Mehr Flexibilität bei den Bezeichnungen im Ausdruck. Folgende Umbenennungen sind über Einstellungen möglich:

• „Direkte Kosten“ können z.B. in Sonderumlagen umbenannt werden
• „Umlagen (Mieter)“ können z.B.  in „Umlagefähige Kosten“ umbenannt werden
• „Umlagen (Eigentümer)“ können z.B. in „Nicht umlagefähige Kosten“ umbenannt werden

In den Anmerkungen bei Abrechnungen und Abrechnungskonten können jetzt Variablen verwendet werden. Das macht z.B. die Angabe der Bankverbindung in der Abrechnung, die Nennung einer Frist zur Nachzahlung oder die Angabe der Gebäudeanschrift wesentlich einfacher. 

Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

#SALDO#
#SALDOBEZEICHNUNG# Guthaben oder Nachzahlung
#FORDERUNGEN#
#GUTHABEN#
#HEUTE+4W# heute in 4 Wochen
#HEUTE+2W# heute in 2 Wochen
#OBJEKT# Bezeichnung des Objekts
#ANSCHRIFT# Anschrift des Objekts
#EINHEIT# Bezeichnung der Einheit
#BIC# Bankverbindung der Verwaltung
#BANK#
#IBAN#
#KONTOINHABER#
#KURZNAME# Kurzbezeichnung des Abrechnungsempfängers
#DEBITORENNR# Debitorennummer des Abrechnungsempfängers

Die Variablen lassen sich auch im Abrechnungsfuß verwenden. Der Serienbrief Abrechnungen und das Mahnschreiben wurden um diese Variablen ergänzt.

Direkte Kosten stärker auch als Sonderumlagen für Kosten dargestellt, die nicht nur ein Mieter oder Eigentümer trägt, sondern einige wenige Mieter/Eigentümer übernehmen.

Für den Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen sind jetzt auch die Umlagefaktoren Anzahl 1 – 3 verwendbar.

Bei den Klassifikationen im Kontobuch sowie den einzelnen Buchungen können Ausgaben als „nicht umlegbar“ markiert werden. Diese werden dann vom Automatismus zur Umwandlung von Kostenbuchungen in Umlagen nicht berücksichtigt. So müssen ungewollt erstellte Umlagen hinterher nicht manuell gelöscht werden und Eigentümer-bezogene Kosten müssen buchhalterisch nicht in eine parallele Eigentümer-Abrechnung ausgelagert werden, wenn gar keine Eigentümerabrechnung beabsichtigt ist.

Bei den Kostenarten können Kosten als Eigentümerkosten (Nicht umlegbare Kosten) markiert werden. In der Auswahl der Kosten bei Umlagen werden die so markierten Kostenarten in einer eigenen Registerkarte angezeigt.

Die Anzeige möglicher Anpassungen der Vorauszahlungen über den Info-Schalter schlägt jetzt neben der genau gerechneten Anpassung auch auf ein oder keine Nachkommastellen gerundete Werte vor.

Bei der Einbuchung von Rücklagen gibt es jetzt eine Rechenhilfe, die den Abrechnungs- und Nutzungszeitraum, die Gesamt-MEA und die Anteils-MEA sowie den Miteigentumsanteil in Prozent anzeigt. Zusammen mit dem integrierten Taschenrechner kann der anteilige Betrag dann leicht errechnet werden, wenn dies notwendig sein sollte, etwa weil es keine zugrundeliegende Buchführung gibt oder ein Wirtschaftsplan erstellt werden soll.

Sonstiges

• Der Schalter „Forderungen ausgleichen“ in der Einfachen Buchführung berücksichtigt die Mwst.
• Klickbare Telefonnummern in Adresslisten und -ansichten erscheinen ohne das optisch störende „tel.:“ Präfix. Telefonnummern in der Saldenliste (Mahndaten) erscheinen als klickbare Telefon-Links.
• Mit den Variablen #HEUTE+2W# und #HEUTE+4W# können WV- und Mahndaten heute in 2 Wochen und heute in 4 Wochen auch in Briefen und Mails im Modul Unterlagen/Korrespondenz angegeben werden. Das ist vor allem für Muster-Vorlagen von Mahnungen und Erinnerungen interessant.
• Detailtabellen etwa für Aufgaben, Notizen, Dokumente etc. beinhalten nicht nur die Einzellinks auf einzelne verlinkte Datensätze, sondern auch einen allgemeinen Navigations-Link in das jeweilige Modul.
• Tabellen mit Wiedervorlage-Funktion wie Aufgaben, Termine, Notizen, Verträge, Dokumente, Korrespondenz und Adressen verfügen in der Listenansicht über eine Registerkarte WV, sofern Daten heute auf WV liegen. Dies kann den Weg in die Ansicht Organizer/WV ersparen und erlaubt auch die Änderung des WV-Datums.

Revision 2308

Verbesserungen bei Abrechnungen

• Die Anschreiben zu Abrechnungen basieren jetzt auf einer eigenen Vorlage in Einstellungen und nicht mehr auf dem Standard-Serienbrieftext. So kann das Anschreiben getrennt vom Serienbrief gepflegt und gespeichert werden.
• Zusätzlich gibt es jetzt eine Mahnung/Erinnerung zur Abrechnung, so dass nicht ausgeglichene Forderungen aus der Betriebskostenabrechnung leichter angemahnt werden können. Die Vorlage für den Mahntext ist ebenfalls in Einstellungen editierbar.
• Mit der Variable #SALDO# kann der Saldo aus der Abrechnung in beiden Schreiben ausgeworfen werden.
• Damit Abrechnungen und evtl. auch Mahnungen zielgerichteter versendet werden können, lassen sich die Einzelabrechnungen auch nach Bearbeitungsstatus filtern.
• Bei Direkten Kosten können diese auch als prozentuale Umlage, Festbetrag oder „gem. Mietvertrag“ ausgewiesen werden. 

Verbesserungen in Eingabemasken

• Schrittweise Eingabe: Bei den Modulen Adressen, Objekte und Einheiten sowie im Kontobuch (Einfache Buchführung) gibt es zusätzliche Eingabemasken zur schrittweisen Erfassung der Daten. Das ist übersichtlich und hilft Einsteigern.
• Der Speichern-Schalter kann durch [Umschalt]+[Eingabe] ausgelöst werden.
• Der Zurück zur Liste-Schalter kann durch [Ende] ausgelöst werden.

Sonstiges

Die Auswahl der Anrede-Formate bei Adressen wurde um Varianten ohne Vornamen ergänzt. Hinzugefügt wurden auch Anrede-Formate mit Anreden wie „Hallo“ und „Liebe/Lieber“. Standardanrede ist jetzt „Sehr geehrte Damen und Herren“. Somit muss man sehr viel seltener zu manuell gewählten Anreden greifen.

 

Revision 2307

Diverse Optimierungen der Datenbankstrukturen

Neue Detailtabelle Anschriften, die in Adressen die Felder für Lieferanschrift ersetzt. Vorhandene Lieferadressen wurden nach Anschriften übertragen. Vorteil ist vor allem, dass auf diesem Wege nicht nur zusätzliche Lieferanschriften gespeichert werden können, sondern z.B. auch die Anschriften von Arbeitsstellen, Filialen, Rechnungsadressen, Postfach-Adressen uvm.

Entfernung von nicht mehr benötigten Feldern in den Datentabellen

Sonstiges

In Korrespondenz kann jetzt auch nach dem Absender gesucht werden.

Verlinkung der Briefpapier-Einstellungen aus den Menüs Abrechnungen und Unterlagen heraus.

Website

Überarbeitung der Produkt-Website www.hausverwaltung-pc.de für mehr Übersichtlichkeit.

Realisierte Vorteile auf www.hausverwaltung-pc.de

• Alle Features-Seiten sind deutlich kürzer und somit übersichtlicher
• man kann leichter direkt etwa auf Import Export verlinken, da die Darstellung jetzt eine separate Seite ist
• Mehr Features sind direkt sichtbar über die Navigation. Was einen Interessenten nicht interessiert, muss er weder anklicken noch überfliegen
• Der Menübaum ist deutlich kleiner und mobil-kompatibel
• Hausmeister APP und Mieter APP haben eigene Seiten
• Urteile, Gesetze, Dienstleistungen sind direkt über Services verfügbar und nicht nur über www.intex-publishing.de
• der Produktvergleich mit Vermieter und WEG ist auf hausverwaltung-pc.de erreichbar
• FAQ, Tipps&Tricks sowie alle Hilfe-Dokumente sind auch außerhalb der Software verfügbar
• Die Versionshistorie ist direkt erreichbar
• Die Urteilsdatenbank und Gesetzestexte sind Teil von hausverwaltung-pc.de

 

Revision 2306

Neue Kautionen-Verwaltung

Neue zentrale Kautionen-Verwaltung im Modul Einfache Buchführung

• Zentraler Zugriff auf alle Kautionszahlungen
• Unterscheidung nach Sollstellung, Einzahlung, Auszahlung, Auflösung und Zinsen
• Aufsummierung aller Kautionen oder gefiltert nach Objekten, Einheiten, Verträgen und Adressen (Mietern) Ist die Summe Null, wurde die Kaution komplett zurückgezahlt
• Vermerk des Zahlungszwecks, z.B. Entnahme wegen Mietrückständen, Einzahlung 2. Kautionsdrittel etc.
• Verknüpfung mit Verträgen und Anzeige auch dort
• Verknüpfung mit den Adressen (Mietern) und Anzeige dort unter Details
• Historische Darstellung aller Ein- und Auszahlungen, Zinszahlungen und Soll-Stellungen
• Die vorhandenen Kautionsdaten aus Verträgen wurden in das Kautionen-Modul übertragen

Verbesserungen bei Aufgaben

In der PREMIUM Lizenz verschafft eine neue Kanban-Ansicht in Spalten besseren Überblick über die Aufgaben im Ticket-System.

Verbesserungen für die Suche

POWERSearch: In der PREMIUM Lizenz gibt es jetzt eine zentrale Suche über alles (Gesamtindex), die vom Eingangsbildschirm aus erreichbar ist. Hier werden Kurznamen, Titel und Bezeichnungen von Datensätzen in den Modulen Adressen, Objekte, Einheiten, Dokumente, Notizen, Aufgaben, Termine und Abrechnungen durchsucht und die Suchergebnisse verlinkt.

Verbesserungen in der Einfachen Buchführung

Mit der neuen Auswertung „Periodenvergleich“ bekommen Sie einen Überblick über gebuchte Summen nach Objekt und Kategorie für das laufende Jahr, das Vorjahr und vor zwei Jahren. So lassen sich Entwicklungen wie Kostensteigerungen schnell erkennen. Die Ansicht kann als betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) dienen.

Beschleunigung

Im Laufe der Zeit entstehen bei intensiver Nutzung der Einfachen oder Doppelten Buchführung sowie des Moduls „Abrechnungen“ naturgemäß immer mehr Daten/Buchungen. Auf Dauer führt dies zu einer Verlangsamung der Software, denn auch wenn zunächst immer nur die letzten 20 Buchungen angezeigt werden, muss die Software für Filter, Autofill-Funktionen und Suchvorschläge sowie die Sortierung zunächst alle Datensätze eines Anwenders oder Teams abfragen. Dieses Problem wird sich auf Dauer verschärfen, wenn Anwender immer mehr Buchungsjahre in der Software gespeichert halten. Gleichzeitig wird man aber diese Daten weder löschen wollen, noch wegen der Archivierungspflicht für Buchhaltungsdaten löschen können. Die Daten müssen also für den Fall der Fälle irgendwie vorgehalten werden.

Wir werden dieses Problem künftig dadurch lösen, dass beim Aufruf der Listenansichten von Buchungen (Kontobuch bei der Einfachen Buchführung und Journal bei der Doppelten Buchführung sowie aller Listenansichten in Abrechnungen) im Standard nur die Buchungen des laufenden und der beiden Vorjahre angezeigt werden – im Maximum also drei Jahre. Schon jetzt werden diese Ansichten für manche Anwender dadurch erheblich beschleunigt. Für die Zukunft bedeuten mehr Buchungen und Zeiträume dann keine Verlangsamung mehr.

Damit man aber dennoch jederzeit auf die Alt-Buchungen zugreifen kann, gibt es rechts oben in den Listenansichten der Buchungen einen Schalter „Archiv“. Über diesen wird die Ansicht auf die Anzeige aller Buchungen umgeschaltet, womit dann auch sehr alte Buchungen abfragbar und auswertbar bleiben. Im Modul „Abrechnungen“ ersetzt der Schalter die bisherigen Registerkarten „Archiv“. Beim nächsten Login werden dann wieder nur die jüngsten drei Jahre angezeigt.

Eine Erweiterung dieser Beschleunigungsmaßnahme auf Aufgaben, Korrespondenz und Termine ist angedacht.

Verbesserungen bei Serienbriefen

In der PREMIUM Lizenz können Serienbriefe an Nutzer und Eigentümer aus dem Einheiten-Modul heraus nun auch im Modul Unterlagen/Korrespondenz als Einzelbriefe archiviert werden. Somit sind die Serienbriefe für jeden Empfänger und jede Einheit Teil der Historie. Alternativ kann dieses Feature genutzt werden, um viele Einzelbriefe mit einer Textvorlage gleichzeitig zu erstellen.

Für Serienbriefe und den Newsletter an Anwender gibt es jetzt einen frei definierbaren Betreff in Einstellungen.

Sonstiges

Anleitung zur Nutzung Künstlicher Intelligenz in der Korrespondenz

Bei der Stapelverarbeitung von Buchungen im Journal der Doppelten Buchführung lässt sich auch die Wiederholung ändern.

Schnellaktionen in Adressen setzen für Aufgaben, Korrespondenz, Notizen, Verträge etc. immer auch das Datum.

 

Revision 2305

Elektronischer Datenaustausch mit Heizkosten-Abrechnungsunternehmen (PREMIUM).

• Unterstützung aller Unternehmen, die in der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V. zusammengeschlossen sind, u.a. Ista, Kalorimeta, Brunata, Techem und Minol
• Einführung zusätzlicher Felder, um das beauftragte Ableseunternehmen, die dortige Kundennummer und die dort verwendeten Ordnungsbegriffe für Objekte, Einheiten und Nutzer zu speichern
• Export der A-Sätze für Nutzerdaten (Austausch der Ordnungsbegriffe)
• Export der L-Sätze für Liegenschaften
• Export der M-Sätze für abrechnungsbezogene Nutzerdaten

Neues Modul Kostenteilung CO² Abgabe

• Rechenhilfe bei der Aufteilung der CO² Abgabe auf Vermieter und Mieter als neues Modul
• Erfassung der Abgabe gesamt
• Aufteilung der Abgabe in Abhängigkeit des CO² Ausstoßes des Gebäudes
• Vermieter-Anteil kann wahlweise als negative Umlage von der Neben- oder der Heizkostenabrechnung abgezogen werden
• Berücksichtigung der Sonderregelungen für Gewerbe- und Denkmalobjekte.

Verbesserungen bei Serienbriefen

Neue Variablen:

• #RUECK# Rücklagenzahlungen bei Serienbriefen an Eigentümer
• #HG# Hausgeldzahlungen bei Serienbriefen an Eigentümer
• #NEBEN# Nebenmiete bei Serienbriefen an Nutzer
• #STELLPLATZ# Stellplatz-/Garagenmiete bei Serienbriefen an Nutzer

Sonstiges

Im Benutzerprofil wird unter Vertragsdaten auch die gewählte Lizenzstufe angezeigt. Ein Link führt zur Übersicht der angebotenen Lizenzstufen und welche Funktionalität diese beinhalten.

 

Revision 2304

 

Die geographische Auswertung über Google Maps wurde in einen eigenen Bildschirm verschoben. Dadurch ist die normale Listenansicht der Adressen übersichtlicher, kürzer und schneller zu laden. Bei den gesonderten geographischen Auswertungen steht die Karte nun oben und damit im Focus.

 

 

Die Wiederhol-Automatik berücksichtigt jetzt auch die Felder Nebenmiete und Adresse.

 

 

 

 

Der Hausmeister kann Aufgaben mit Dokumenten ergänzen, eine Unterschrift leisten und die Bemerkungen zur Aufgabe bearbeiten. So kann der Hausmeister auch inhaltliches Feedback zur Aufgabe geben.